¿Viaje de negocios al Mundial de Rusia 2018? Así es como las empresas pueden administrar mejor sus viáticos

EconomíaHoy.mx - 5:44 - 14/06/2018
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  • Alrededor del 38% de los gastos por viáticos no se comprueban

Foto: Archivo

Diversas empresas o corporativos usarán la vitrina del Mundial de Rusia 2018 para ganar presencia en el mundo de los negocios, por lo que los viajes de este tipo se incrementarán y con ello también los gastos por viáticos para los directivos o empleados que sean enviados como emisarios.

Las empresas llegan a gastar en viáticos hasta 70% del total que dispersan en las tarjetas cuando se trata de un viaje o en un mes con mucha actividad, y este porcentaje puede alcanzar la cifra de hasta 400,000 pesos cuando se presentan gastos inesperados.

Los gastos de viaje están destinados a pagar situaciones propias de un viaje de trabajo, pero algunas empresas acaban pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan; este error se debe a que pagan los viáticos en efectivo y no existe control de los gastos, por lo que no hay forma de comprobar que se haya destinado a un fin estrictamente laboral.

De acuerdo con Eduardo Zetina, director comercial de Edenred México, alrededor del 38% de los gastos por viáticos no se comprueban, es decir, que por cada 100 pesos, hay 38 pesos que no comprobaban los empleados, por lo que la merma para la empresa dependerá de cuánto destinen para éste fin.

Otro error es que las empresas llegan a depositar los recursos para gastos en una tarjeta de nómina o se le da en efectivo al empleado, pero "luego de la reforma fiscal, si el patrón deposita en una cuenta de nómina puede darse una agravante fiscal por depósitos adicionales que no corresponden a la nómina".

Por lo anterior, Eduardo Zetina recomendó a las empresas que decidan incursionar en un viaje de negocios al Mundial de Rusia o algún otro destino, que definan el objetivo del viaje, su política de gastos y sobre todo cuánto será el monto de los empleados pueden disponer en efectivo.

"Para la gestión de gastos existen soportes de servicio que brindan tanto a la empresa, como a los empleados, la oportunidad de tener un control más fácil y accesible a los consumos que se están realizando. Poner a su disponibilidad una plataforma web, un portal para usuarios o las tarjetas, son herramientas que sin duda harán más eficiente cualquier viaje para llevar un control óptimo".

Aunque cada empresa tiene sus propias normas para la gestión de viáticos, hay situaciones que no se prevén o que no son consideradas por las empresas, por lo anterior, aquí van algunas recomendaciones:

*Adoptar un sistema de tarjetas donde se lleve una gestión más estricta. Ahora hay servicios integrales para pagar, controlar y comprobar gastos de las empresas como viáticos, gastos de representación, caja chica, etcétera.

*Dividir los pagos, son cosas diferentes los viáticos y el sueldo; además también se evita que el empleado incurra en gastos personales; es decir, a la hora de declarar pueden enfrentarse a una discrepancia fiscal.

*Aunque menos común, un error es darle una tarjeta de crédito a los empleados.

Normalmente se otorgan a empleados de mayor rango; aunque no es un problema como tal, no beneficia a todos los empleados.

Si la empresa no realiza los pagos a tiempo de la tarjeta, puede afectar al buró de crédito del colaborador pues al emitir una tarjeta se piden los datos del portador; aun cuando se trate de una tarjeta empresarial el responsable es quien la usa, el colaborador.

Por último, Eduardo Zetina destacó que las tarjetas para empleados de Ticket Empresarial permiten a la empresa un ahorro significativo; además "tendrán un mejor control de los lugares donde puedan consumir, eliminar gastos personales y registrar cada detalle de las operaciones; todo, sin dejar desprotegidos a los empleados y sin que tengan que poner de su dinero".


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