¿Cómo sacarle todo el partido a Gmail? Los trucos de un exempleado de Google

elEconomista.es - 5:58 - 29/01/2016
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    Rodolphe Dutel es un extrabajador de Google que asegura que cuando llegó en 2011 a la compañía se sentía un poco como en la escuela de magia de Harry Potter, Hogwarts. Sin embargo, más allá de todo lo novedoso de la empresa, confiesa que lo que más le costaba adaptarse era al aluvión de correos electrónicos cuando llegaba a la oficina tras el fin de semana.

    Para poder llevar una gestión más fácil del correo electrónico, Dutel ha escrito un post en Buffer -donde trabaja ahora- dando una serie de consejos que él seguía para poder llevar a cabo una gestión óptima del servicio de Gmail que le "han ayudado a salvar muchas horas a la semana en el correo electrónico".

    1. Habilite 'Deshacer el envío'

    Dutel explica que esta opción es óptima para aquellos correos en los que justo después de mandarlos ves que hay un error ortográfico o numérico, una errata. Por ello aconseja ir hasta la pestalla 'General' en 'Configuración' y habilitar 'Deshacer el envío'. Con esta opción Google deja un margen de entre 5 y 30 segundos -según quiera el usuario- para recuperar el correo enviado y poder editarlo.

    2. Use respuestas automáticas para ahorrar tiempo

    "Un alto porcentaje de los correos electrónicos que escribimos son sobre cosas similares o refleja asuntos de los que se ha hablado anteriormente", explica por lo que recomienda usar la opción 'respuestas estándar'. Para habilitarlo habrá que ir a 'Configuración' y 'Labs'. Esta opción guarda los mensajes que el usuario suele escribir y permite escogerlos en el botón que se encuentra junto a la papelera a la hora de redactar los mensajes.

    3. Use Gmail de forma offline

    Aunque parezca mentira, existe la posibilidad de usar Gmail sin conexión a Internet. Para ello hay que instalarse un plugin para Chrome -Gmail Offline- con lo que podrá leer y contestar correos incluso en viajes o vuelos donde la conexión brilla por su ausencia. 

    4. Pause su bandeja de entrada para quitar distracciones

    Una de las mayores distracciones es ver cómo van entrando y entrando correos a los que debe responder pero no es capaz de tener un ritmo de respuesta óptimo con lo que se van acumulando. La solución que propone Dutel es habilitar Inbox Pause, un plugin que permite pausar durante el tiempo que desee el usuario la entrada de correos electrónicos, cuando él quiera podrá reanudar la llegada de mensajes sin haber perdido ninguno.

    5. Dese de baja en servicios 

    Hoy en día es muy habitual darse de alta en servicios de forma puntual y que éstos envíen de forma recurrente correos electrónicos con promociones o novedades que no interesen especialmente al usuario. Por ello, recomienda usar el servicio Unroll.me que permite darse de baja -y a la vez- de este tipo de envíos de forma automática.

    6. Mejore la seguridad de su correo

    Si Gmail se convierte en su principal herramienta de trabajo y en la que vuelca una infinidad de información importante para el desarrollo del mismo, Dutel recomienda mejorar la seguridad con la verificación en dos pasos. Para hacerlo bastará con ir a esta página de Google, en la que la compañía le permite tener el teléfono como sistema de verificación de seguridad extra.

    7. Mejore las notificaciones de entrega

    Dutel explica que le frustraba la idea de que WhatsApp o Facebook Messenger permitiesen saber si un mensaje había sido entregado o leído y que Gmail no lo permitiera. Por eso recomienda usar la app gratuita Sidekick porque con ella sí es posible saberlo.

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